Ákvörðun E6 um það hvenær rafræn skilaboð séu löglega afhent í rafræna upplýsingamiðlunarkerfinu - 32018D1004(02)

Í 81. gr. reglugerðar (EB) nr. 883/2004 eru ákvæði um að krafa, yfirlýsing eða áfrýjun sem á að hafa verið sett fram innan tiltekins tíma til stjórnvalds í aðildarríki, en sem var þess í stað sett fram innan sama frests til samsvarandi stjórnvalds í öðru aðildarríki skuli viðurkennd. Í 4. gr. reglugerð (EB) nr. 987/2009 er kveðið á um að sending gagna milli stjórnvalda skuli vera með rafrænum hætti og að framkvæmdaráðið skuli ákveða í hvaða formi það skuli vera og frekara fyrirkomulag. Í 4. mgr. 2. gr. rg. (EB) nr. 987/2009 kemur fram að þegar gögn eru send með rafrænum hætti skuli frestir til að svara kröfum byrja að líða frá þeim degi þegar samskiptastofnun fær kröfuna, eins og hún hafi verið móttekin af þar til bærri stofnun í því ríki. Með vísan til þessa var talið nauðsynlegt að setja reglur um það hvenær skilaboð teljist löglega afhent við notkun EESSI kerfisins um rafræn skipti á upplýsingum í almannatryggingum til að ákveða þá tímafresti sem eiga að gilda samkvæmt reglugerðunum. Samkvæmt ákvæðum reglugerðar (EB) nr. 883/2004 og(EB) nr. 987/2009, teljast skilaboð vera afhent þegar þau berast lögbæru stofnuninni eða samskiptastofnun í viðtökuríki einnig þegar viðkomandi stofnun á ekki sjálf að afgreiða málið. Ákvörðun E6 byggir á þessum meginreglum. Í samræmi við það teljast rafræn skilaboð löglega afhent þegar þau berast á endastöð í rafræna kerfinu og á þeim degi þegar staðfesting móttöku verður til á svokölluðum ebMS AS4 endapunkti í EESSI kerfinu. Þetta þýðir að þegar boð eru send í gegnum þessa ferla verður sendandinn upplýstur þegar skeytið er afhent á endastöð eða þá að hann fær tilkynningu um að skeytið hafi ekki verið afhent. Þessi endastöð er það næsta sem hægt er að komast handvirku lausnina þar sem skilaboðin berast til lögbærra stofnana eða samskiptastofnun. Skilaboðin eru samkvæmt framansögðu talin löglega afhent í EESSI kerfinu þann dag sem endastöðin sendir frá sér staðfestingu á afhendingu skilaboðanna. Það er á ábyrgð aðildarríkjanna að rafræn skeyti sem afhent eru til aðgangsgáttar viðkomandi lands (access point) verði framsend til endastöðvar innan EESSI gagnaflutningakerfisins á að minnsta kosti á 24 klukkustunda fresti og að kvittun fyrir afhendingu eða fyrir því að afhending hafi mistekist myndist í endastöð í EESSI kerfinu í síðasta lagi daginn eftir þann dag sem skeytið var sent. Í þeim tilvikum þar sem vafi er á því hvaða dag skeytið var sent þurfa aðildarríkin að tryggja að starfsfólk geti kannað og fundið nauðsynlegar upplýsingar um þann dag sem skilaboðin fóru í gegnum EESSI gagnaflutningakerfið eða ef sending mistókst. Framkvæmdaráðið mun skilgreina nánar þetta samráðsferli.